Blog Koksztys
Prowadzenia akt osobowych pracownika po przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę

W związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na podstawie art. 23 kodeksu pracy (dalej k.p.), nowy pracodawca z mocy prawa staje się on stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

W związku z powyższym, poprzedni pracodawca ma obowiązek przekazania akt osobowych pracownika. W razie przejęcie zakładu pracy lub jego części na podstawie art. 23 1 k.p. albo odrębnych przepisów przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującego tego pracownika.

Powyższy obowiązek uregulowany został w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, w § 9, który stanowi: „w sytuacji określonej w art. 23 1 k.p. (…) dotychczasowy pracodawca obowiązany jest przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.”

Ponadto w tym miejscu należy wskazać, iż akta osobowe zgodnie z powołanym powyżej rozporządzeniem oraz art. 298 1 k.p. regulują sposób prowadzenia przez pracodawców akt osobowych pracownika. Zgodnie z wyżej wspomnianym rozporządzeniem, pracodawca prowadzi akta osobowe, które składają się z 3 części:
A- dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
B- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
C- dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Ponadto Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencję w postaci:

1. Listy płac,
2. Regulaminu pracy,
3. Charakterystyki stanowisk pracy i ryzyka zawodowego,
4. Regulaminu wynagrodzeń,
5. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
6. Karty pracownika,
7. Ewidencji urlopów,
8. Planu urlopów,
9. Ewidencji wynagrodzeń,
10. Ewidencji czasu pracy,
11. Listy obecności,
12. Karty zużycia paliwa,
13. Dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
14. Karty przydziału odzieży ochronnej i roboczej

Powyżej wspomniane odrębne dokumenty ewidencyjne, zgodnie z dyspozycją art. 23 1 k.p.
w zw. z § 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. powinny zostać przekazane wraz z aktami osobowymi pracownika.

Ponadto poprzedni pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres 5 lat.
Agnieszka Wolszczak-Wiśniewska
Prawnik
Kancelaria Koksztys

Powrót

Kalendarium

Rok 2017

Rok 2016

Rok 2015

Rok 2014

Rok 2013

Rok 2012