Blog Koksztys

Czy pracownik może używać prywatnego samochodu do celów służbowych?

Często pracodawcy nie posiadają własnych samochodów firmowych, czy to ze względu na sporadyczną ilość zleceń poza siedzibą firmy, czy też w związku z wysokimi kosztami utrzymania pojazdu. Niekiedy samochód służbowy, który otrzymaliśmy od pracodawcy wymaga naprawy czy też jest używany przez innego pracownika. Wówczas pracownicy mogą odbyć podróż w celach służbowych własnym autem. Pracodawcy zobowiązani są do zwrotu kosztów wynikających z użytkowania auta prywatnego pracownika.

Używanie prywatnego auta do celów służbowych powinno nastąpić z inicjatywy pracownika, a ponadto pracodawca musi wyrazić na to zgodę. W przypadku niewyrażenia zgody przez pracodawcę, może on odmówić pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych przez używanie własnego pojazdu przy wykonywaniu czynności służbowych.
Wyróżniamy dwie sytuacje, w których pracownik może używać własnego auta w celach służbowych – podróż służbowa oraz jazdy lokalne.

Pojęcie podróży służbowej oraz rozliczenie jej kosztów reguluje art. 775 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. A contrario należałoby przyjąć, że pracownik nie odbywa podróży służbowej, jeżeli czynności służbowe wykonywane są w obrębie miejscowości, w której znajduje się stałe miejsce wykonywania jego pracy oraz w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jeżeli zgodnie z umową miejscem pracy jest siedziba pracodawcy.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilonoprawnej między pracodawcą a pracownikiem. Warunki zwrotu kosztów określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Koszty wynikające z kilometrówki dla przejazdu 1 kilometra wynoszą dla samochodów osobowych:
• o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• o pojemności silnika ponad 900 cm3 – 0,8358 zł

Należy zaznaczyć, że rozporządzenie reguluje kwestię zwrotu kosztów podróży samochodami osobowymi, motocyklami lub motorowerami. Nie obejmuje natomiast kwestii podróży samochodami ciężarowymi.

Kwoty określone w Rozporządzeniu obejmują poza kosztem paliwa także wydatki na pokrycie kosztów eksploatacji auta tj. zużycie opon, oleju, żarówek, a ponadto opłaty za przejazd płatnymi drogami, opłaty parkingowe itp.
Zwrot kosztów, o ile nie przekraczają one kwot określonych w rozporządzeniu, nie stanowi przychodu pracownika. Jeżeli natomiast pracodawca postanowi zwrócić koszty podróży służbowej w kwocie wyższej niż określona w rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowiła przychód pracownika, a co za tym idzie, będzie należało odprowadzić od niej podatek dochodowy, a także zwiększyć podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych. Pracodawca może natomiast koszty podróży zwrócone pracownikowi zaliczyć jako koszty prowadzenia działalności, jednak tylko do wysokości kwot z rozporządzenia.

Kolejną sytuacją, w której pracownik ma możliwość korzystania z prywatnego samochodu są jazdy lokalne. Są to jazdy w obrębie miejsca pracy pracownika określonym w umowie o pracę. Rozliczenia pracodawcy i pracownika z jazd lokalnych następują na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych. W umowie takiej strony mogą wybrać dwie formy rozliczeń: kilometrówka oraz ryczałt. Kilometrówkę rozlicza się na podstawie wyżej wymienionych stawek, zgodnie z faktycznym przebiegiem pojazdu. Ryczałt stanowi iloczyn stawki za 1 km przejazdu i miesięcznego limitu kilometrów przyznanych pracownikowi przez pracodawcę. Rozporządzenie określa górną granicę miesięcznego limitu kilometrów, który uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony:
1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Pracownik jest obowiązany złożyć pisemne oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Justyna Nykiel, prawnik, kancelaria Koksztys

Więcej

Podstawowe informacje dotyczące kontroli skarbowej

1. wszczęcie kontroli
– termin wszczęcia kontroli (art. 282b ustawy o ordynacji podatkowej, [dalej: OrdPodU])
Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody kontrolowanego.

– zawiadomienie (art. 282b OrdPodU)

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera:
1) oznaczenie organu;
2) datę i miejsce wystawienia;
3) oznaczenie kontrolowanego;
4) wskazanie zakresu kontroli;
5) pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;
6) podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia, a jeżeli zawiadomienie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego – bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Istniej wiele przepisów pozwalających na wszczęcie kontroli bez zawiadomienia. Dotyczy to np.: podejrzenia o popełnieniu przestępstwa przez kontrolującego. Niezależnie od podstawy wszczęcia postępowania kontrolnego bez zawiadomienia, osoba kontrolująca musi przy rozpoczęciu kontroli wskazać na dokładną podstawę takiego wszczęcia.

– wymagane dokumenty (art. 283-284 OrdPodU)

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez:
1) naczelnika urzędu skarbowego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu skarbowego – pracownikom tego urzędu;
2) naczelnika urzędu celnego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu celnego – funkcjonariuszom celnym oraz pracownikom tego urzędu;
3) wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa lub osobę zastępującą wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa albo skarbnika jednostki samorządu terytorialnego – pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego;
4) ministra właściwego do spraw finansów publicznych lub osobę zastępującą ministra właściwego do spraw finansów publicznych – pracownikom urzędu obsługującego tego ministra.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej zawiera:
1) oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;
2) wskazanie podstawy prawnej;
3) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);
4) numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);
5) oznaczenie kontrolowanego;
6) określenie zakresu kontroli;
7) datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli;
8) podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
9) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów niniejszego działu.
Upoważnienie, które nie spełnia powyższych wymagań nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli. Wszczęcie kontroli podatkowej, następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie go reprezentującej upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej.

– sprzeciw (art. 84 c ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, [dalej: SwobDzU]

Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności
z naruszeniem przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Chodzi o przepisy z zakresu art. 79-84 SwobDzU.
Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego. Sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli. Przedsiębiorca musi uzasadnić wniesienie sprzeciwu. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych przez organ kontroli, którego sprzeciw dotyczy, z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu rozpatrzenia sprzeciwu,
a w przypadku wniesienia zażalenia do czasu jego rozpatrzenia.

Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie biegu czasu trwania kontroli od dnia wniesienia sprzeciwu
do dnia doręczenia przedsiębiorcy postanowienia organu skarbowego. Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu, rozpatruje sprzeciw oraz wydaje postanowienie o: odstąpieniu od czynności kontrolnych; kontynuowaniu czynności kontrolnych. Na postanowienie, przedsiębiorcy przysługuje zażalenie
w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Rozstrzygnięcie zażalenia następuje w drodze postanowienia, nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia. Nierozpatrzenie zażalenia w terminie jest równoznaczne w skutkach z wydaniem przez organ właściwy postanowienia uznającego słuszność wniesionego zażalenia.

2. reprezentacja kontrowanego
– wyznaczenie pełnomocnika (art. 281 a OrdPodU)
Podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni mogą, w formie pisemnej, wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do ich reprezentowania w zakresie kontroli podatkowej, oraz zgłosić tę osobę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta). Można wyznaczyć więcej niż jedną osobę reprezentująca. W przypadku niewyznaczenia pełnomocnika właściwego do doręczeń organ podatkowy doręcza pismo jednemu z pełnomocników.

Jeżeli upoważnienie nie stanowi inaczej, przyjmuje się, że osoba wyznaczona jest uprawniona do działania w zakresie odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, wyrażenia zgody na wcześniejszą kontrole, odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej, zakończenia kontroli podatkowej, złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

3. czynności kontrolne
– wykonywanie kontroli w obecności kontrolowanego a kontrola w czasie nieobecności (art. 284 OrdPodU)

Kontrola powinna być wykonywana w obecności kontrolowanego. Kontrolowany jest obowiązany wskazać osobę, która będzie go reprezentowała w trakcie kontroli, w czasie jego nieobecności, jeżeli nie wskazał tej osoby już wcześniej. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby reprezentującej kontrolujący wzywa kontrolowanego lub osobę reprezentującą do stawienia się w miejscu, w którym można prowadzić czynności kontrolne następnego dnia po upływie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. W przypadku niestawienia się kontrolowanego lub osoby reprezentującej w terminie wszczęcie kontroli następuje w dniu upływu tego terminu. Upoważnienie do kontroli doręcza się kontrolowanemu lub osobie reprezentującej, gdy stawi się w miejscu prowadzenia kontroli.

– czas trwania kontroli (dzienny limit godzinny, limit ogólny) i miejsce wykonywania czynności (art. 285a, 285 b OrdPodU, art. 83 SwobDzU)
Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone
lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne za zgodą kontrolowanego mogą być przeprowadzane również
w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że kontrolowany będący osobą fizyczną nie ujawnił wszystkich obrotów lub przychodów mających znaczenie dla określenia lub ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, kontrolujący może zwrócić się do kontrolowanego o złożenie oświadczenia o stanie majątkowym na określony dzień. Oświadczenie to składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Kontrolujący, zwracając się o złożenie oświadczenia, uprzedza kontrolowanego o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
3) w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
4) w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Ograniczeń czasu kontroli nie stosuje się, w przypadkach gdy (są to w zasadzie przypadki, w których organy kontrolne ogólnie mogą omijać swoje standardowe obowiązki, np.: dotyczące wspomnianego już zawiadomienia o wszczęciu kontroli):
1) ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;
2) przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
3) kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów;
4) przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
5) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;
6) przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;
7) kontrola dotyczy podmiotów, którym na mocy odrębnych przepisów właściwy organ wydał decyzję o uznaniu prawidłowości wyboru i stosowania metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi – w zakresie związanym z wykonaniem tej decyzji;
8) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym;
9) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków poniesionych w związku z budową pierwszego własnego mieszkania.

Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych. Przedłużenie czasu trwania kontroli nie może naruszać wskazanych powyżej terminów.

Przedłużenie czasu trwania kontroli możliwe jest także, jeżeli w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku. Organ kontroli powinien zawiadomić kontrolowanego o ujawnieniu tych okoliczności, a jednocześnie wskazać zgromadzony w tym zakresie materiał dowodowy. Uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli umieszcza się w książce kontroli i protokole kontroli.
Przedłużenie czasu trwania kontroli nie może spowodować przekroczenia odpowiednio dwukrotności czasu wskazanego powyżej.  Jeżeli wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni. Czasu trwania powtórnej kontroli nie wlicza się do maksymalnego czasu kontroli.

– uprawnienia kontrolującego (art. 286 OrdPodU)
Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:
1) wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
2) wstępu do lokali mieszkalnych, jeżeli jest w nich prowadzona działalność;
3) żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
4) żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
5) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
6) zabezpieczania zebranych dowodów;
7) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
8) żądania przeprowadzenia spisu z natury;
9) przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4 OrdPodU;
10) zasięgania opinii biegłych.

Kontrolujący może zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem:
1) próbek towarów;
2) akt, ksiąg i dokumentów, o których mowa w pkt 4 powyżej:
a) w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub
b) gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.
WAŻNE: Kontrolujący może wykonywać czynności, korzystać ze swoich uprawnień, wyłącznie w zakresie objętym kontrolą. Zakres kontroli wskazuje upoważnienie.
4. protokół pokontrolny

– elementy (art. 290 OrdPodU)
Przebieg kontroli kontrolujący dokumentuje w protokole. Stan faktyczny może być ponadto utrwalony za pomocą aparatury rejestrującej obraz i dźwięk lub na informatycznych nośnikach danych.

Protokół kontroli zawiera w szczególności:
1) wskazanie kontrolowanego;
2) wskazanie osób kontrolujących;
3) określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
4) określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli;
5) opis dokonanych ustaleń faktycznych;
6) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;
7) ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;
8) pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji;
9) pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Załącznik do protokołu kontroli stanowią protokoły czynności: przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych, dowodu z oględzin. W protokole kontroli mogą być zawarte również ustalenia dotyczące badania ksiąg w zakresie rzetelnie i niewadliwości sposobu ich prowadzenia.

Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu kontrolujący doręcza kontrolowanemu.

– zastrzeżenia i wyjaśnienia (art. 291 OrdPodU)
Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.
Kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć zastrzeżenia w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. W przypadku niezłożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń w terminie, przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli.

Grzegorz Mażewski, prawnik, kancelari koksztys

Więcej

DOPUSZCZALNOŚĆ STOSOWANIA KAR UMOWNYCH NA GRUNCIE PRAWA PRACY

Art. 300 Kodeksu Pracy przewiduje możliwość posiłkowania się przepisami Kodeksu Cywilnego w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy. W związku jednak z obowiązkiem ich odpowiedniego stosowania oraz z zakazem przeprowadzania takiej operacji w przypadku, gdyby stało to w sprzeczności z zasadami prawa pracy, istnieje konieczność rozważenia możliwości stosowania przepisów dot. kar umownych w stosunkach pracy.

Zastrzeżenie w umowie kar umownych za spowodowanie określonych uchybień kontraktowych niesie ze sobą istotne korzyści dla uprawnionego z tego tytułu; nie musi on bowiem w takim wypadku w celu żądania zapłaty kar wykazywać ani wysokości poniesionej szkody ani nawet samego faktu jej wystąpienia (patrz: uchwała składu siedmiu sędziów z dnia 6 listopada 2003 r., sygn. akt III CZP 61/03 – uchwała ma moc zasady prawnej). Mając jednak na uwadze wybitnie gwarancyjny charakter prawa pracy kwestia dopuszczalności zastrzegania w umowach o pracę kar umownych budziła wątpliwości. Art. 300 KP przewiduje, że warunkiem odpowiedniego stosowania do stosunków pracy przepisów Kodeksu Cywilnego jest przede wszystkim nieunormowanie danej materii przepisami prawa pracy. W związku z tym wskazuje się, że przepisy regulujące odpowiedzialność materialną pracownika (dział piąty KP – w szczególności art. 115, 116 oraz 119 KP) mają charakter wyczerpujący (stanowią kompletną, odrębną od KC regulację), a w związku z tym art. 483 i 484 KC w zw. z art. 300 KP nie będą miały zastosowania. Takie stanowisko przyjął Sąd Najwyższy w wyroku dnia 8 stycznia 2008 r. (sygn. akt II PK 120/07, z glosą aprobującą M. Derlacz, J. Wratnego): „Kara umowna (art. 483 § 1 kc) nie może być zastrzeżona na wypadek wyrządzenia pracodawcy przez pracownika szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych (art. 114 i następne kp)”. Wskazuje się również, że zasada ograniczonej odpowiedzialności materialnej pracownika (oraz zasada ryzyka pracodawcy) stanowi specyficzną zasadę prawa pracy, co również stoi w sprzeczności z zakresem zastosowania art. 300 KP. Należy jednak podkreślić, że powyższe ograniczenie ma zastosowanie wyłącznie do sytuacji, gdy z mocy umowy do zapłaty kary umownej jest zobowiązany pracownik, bowiem przepisy Kodeksu Pracy o odpowiedzialności materialnej nie regulują odpowiedzialności pracodawcy za szkodę wyrządzoną pracownikowi a określenie w tym przypadku kary umownej obciążającej pracodawcę (co będzie miało miejsce niezmiernie rzadko, jeśli w ogóle) nie koliduje z zasadami prawa pracy (odpowiada to treści art. 18 KP). Wydaje się również, że – mając na uwadze treść art. 122 KP – możliwe jest ustanowienie w umowie kar za umyślne wyrządzenie szkody.

Odmienne stanowisko od wyżej wskazanego prezentuje Radosław T. Skowron w „Kara umowna we współczesnych stosunkach pracy” (Praca i Zabezpieczenie Społeczne 10/2007). Jego zdaniem, biorąc pod uwagę wyłącznie kompensacyjny charakter zmodyfikowanych zasad odpowiedzialności materialnej pracownika, podkreślana aktualnie przede wszystkim stymulacyjno-zabezpieczającą funkcja kary umownej (wynikającą z faktu jej oderwania od szkody) uzasadnia dopuszczalność jej stosowania, ponieważ kara umowna nie służy w istocie naprawieniu szkody, lecz zmobilizowaniu dłużnika do należytego wykonania swojego zobowiązania. Odpowiednią gwarancję ochrony pracownika zapewnia już natomiast możliwość miarkowania kary umownej w razie jej rażącego wygórowania (art. 484 § 2 in fine).

Drugą kwestią pojawiającą się najczęściej przy omawianiu przedmiotowego zagadnienia jest dopuszczalność zastrzeżenia kary umownej w umowie o zakazie konkurencji. W tym wypadku przyjmuje się powszechnie, że o ile nie jest dopuszczalne zastrzeżenie takiej kary za naruszenie zakazu w czasie trwania stosunku pracy to nie ma żadnych przeszkód, żeby wprowadzić taką możliwość w stosunku do zakazu konkurencji obowiązującego po jego ustaniu (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 kwietnia 2005 r., sygn. akt I PK 196/04). Wskazuje na to przede wszystkim językowe brzmienie art. 101 z indeksem 2 § 1 KP, który a contrario nie przewiduje obowiązku odpowiedniego stosowania przepisów dot. odpowiedzialności materialnej w przypadku zakazu konkurencji istniejącego po ustaniu zatrudnienia. Co więcej mimo, że zakaz ten został ustanowiony w czasie istnienia stosunku pracy to obowiązuje on dopiero od momentu, w którym stosunek ten już nie istnieje, przez co zdaje się tracić częściowo swój pracowniczy charakter (co bardziej skłania do przyjęcia możliwości stosowania przepisów Kodeksu Cywilnego).

Po trzecie, najbardziej liberalne zasady dopuszczalności stosowania kar umownych odnoszą się do przypadków ich  zastrzegania w wypadku niezawarcia umowy o pracę jako umowy przyrzeczonej. Należy zatem uznać że nie ma żadnych przeszkód, aby strony przedwstępnej umowy o pracę przewidziały, że zarówno pracodawca, jak i pracownik będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej w razie uchylania się przez drugą stronę od jej zawarcia. Stanowisko to wzmacnia fakt, że umowa przedwstępna ma najbardziej cywilnoprawny charakter ze wszystkich opisanych w niniejszym artykule, bowiem jest zawierana przed nawiązaniem stosunku pracy i jest z nim związana tylko funkcjonalnie. Należy jednak podkreślić, że nie będzie miał w tym przypadku zastosowania, tzw. silniejszy skutek zawarcia tej umowy, tzn. pracodawca nie będzie mógł dochodzić od pracownika zawarcia umowy przyrzeczonej – jest to bowiem niezgodne z zasadą wolności pracy (art 65 Konstytucji i art 10 KP).

Z poważaniem,
Dariusz Barwaśny
Prawnik

———————————————————————————————
KOKSZTYS S.A.

Więcej

UWAGA NA KRZYSZTOFA H. i jego budzące szereg zastrzeżeń maile prowadzące do zawierania umów o świadczenie usług.

Zapewne część Państwa słyszała już o dość popularnym twórcy serwisów działaczach na zasadach podobnych do pobieraczek.pl Panu Krzysztofie H., który działając jako przedsiębiorca, w sposób odbiegający od przyjętych wzorców, doprowadza do rzekomego zawarcia umów o świadczenie usług. Proceder był nagłośniony za sprawą serwisu Lege-Artis.edu.pl.

Do niedawna Pan H. prowadził działalność gospodarczą pod firmą De Lege Artis Krzysztof H. z siedzibą w Warszawie przy ul. Aleksandra Wejnerta 21/23/8. Aktualnie prowadzi on nowe przedsiębiorstwo tym razem pod firmą Kam-Term Krzysztof H. z siedzibą we Wrocławiu, która to rzekomo świadczy usługi na serwisie Alerty24.net.

Umowa polega na, zgodnie z nadsyłanym regulaminem, odpłatnym świadczeniu przez Pana H. usługi dostępu do Płatnej Sekcji Serwisu za pośrednictwem Systemu, w celu umożliwienia Usługobiorcy zapoznawania się z jej treścią, będącą usługą świadczoną drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.nr 144,poz.1204, z późn. zm.), obejmującą możliwość dostępu do Płatnych Sekcji www Serwisu na zasadach określonych w Regulaminie. Serwis w rozumieniu nadsyłanego regulaminu to serwis internetowy należący do Administratora, w ramach których Administrator świadczy Usługę. Serwis umieszczony jest pod adresem http://alerty24.net

Z wyżej zacytowanego fragmentu z trudnością można wywnioskować co tak naprawdę ma być usługą, za która odbiorca usługi ma płacić niejednokrotnie bajońskie sumy miesięcznego abonamentu płatnego „z góry”. Co ciekawe, abonamenty dla różnych odbiorców opiewają na różne sumy, gdyż stawki dla poszczególnego użytkownika są generowane losowo.

Procedura „zawarcia umowy” jest skonstruowana w sposób, który może spowodować wprowadzenie w błąd co do istnienia zawarcia umowy. Rozpoczyna się od otrzymania maila na adres poczty elektronicznej. W wiadomości otrzymywanej od Pana H., będącej niejednokrotnie spamem, czytający widzi swoje imię i nazwisko. Za sprawą posłużenia się w linku, umieszczonym w mailu, nazwiskiem czytającego, osoba w naturalnym odruchu klika ów link, który z kolei przenosi na stronę internetową alerty24.net. W tzw. międzyczasie pojawiają się też często dodatkowe okna dialogowe, nakazujące dokonania kolejnych akceptacji w celu przeniesienia na stronę internetową, na której to czytający ma poznać szczegóły sprawy związanej z jego osobą bezpośrednio. Tematyka problemów jest różnoraka. Jest to zarówno prośba o wytłumaczenie jakiegoś pomówienia, którego rzekomo dopuścił się wobec Pana Krzysztofa czytający, bądź też spraw związanych z działalnością przedsiębiorcy. Kliknięcie linku, banneru ma skutkować rzekomą akceptacją warunków regulaminu będącego integralną częścią umowy o świadczenie usług przez Pana H..

Uczulam zatem wszystkich Państwa jako przedsiębiorców, aby takich maili nie otwierać oraz, aby wszystko co pochodzi z nieznanego źródła było przez Państwa ignorowane.
Gdyby jednak ktoś z Państwa został wmanewrowany w tą umowę, najwłaściwszą drogą byłoby złożenie oświadczenia o uchyleniu się od skutków prawnych czynności dokonanej pod wpływem błędu.
Możliwość złożenia takiego oświadczenia woli została uregulowana na podstawie przepisu artykułu 84 kodeksu cywilnego w związku z art. 86 kodeksu cywilnego. Oczywiście wysłanie takiego oświadczenia wraz z uzasadnieniem, czego dotyczył błąd nie determinuje jeszcze zaprzestania działań zmierzających do windykowania należności uznawanych za słusznie naliczane, przez Pana H.. Jest jednakowoż pomocą, która na wypadek spotkania z Panem Krzysztofem w sądzie może być Państwu najlepsza obroną.

Katarzyna Czepiel
prawnik, kancelaria Koksztys

Więcej

Jak uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej?

Liczne obowiązki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej często sprzyjają przeoczeniu dopełnienia pewnych obowiązków względem urzędu skarbowego. Takie zachowanie może zostać uznane za wykroczenia lub przestępstwo skarbowe za które może grozić kara grzywny, a w niektórych przypadkach nawet ograniczenie czy pozbawienie wolności. Przedsiębiorca ma szansę uniknąć odpowiedzialności w związku z powyższymi przewinieniami poprzez złożenie „czynnego żalu”. Mówiąc potocznie czynny żal to „donos na samego siebie”.

Jest kilka warunków koniecznych dla skutecznego zastosowania tej procedury:
1. Popełnienie czynu zabronionego stanowiącego wykroczenie lub przestępstwo,
2. Zawiadomienie przez sprawcę,
3. Istotne informacje o przestępstwie skarbowym,
4. Zawiadomienie przed wykryciem przestępstwa,

Pierwszym z warunków jest popełnienie czynu zabronionego stanowiącego wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, nie ma możliwości skorzystania z czynnego żalu przed popełnieniem czynu zabronionego.

Drugim warunkiem złożenia skutecznego czynnego żalu jest zawiadomienie przez sprawcę czynu zabronionego. Zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego składa się w formie pisemnej do naczelnika urzędu skarbowego lub ustnie do protokołu w urzędzie skarbowym. Powszechnie przyjmuje się, że zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego nie musi mieć formy pisma procesowego, a zatem obojętne jest w jaki sposób osoba dokonująca zawiadomienia je sformułuje. Istotne jest, aby z zawiadomienia jednoznacznie wynikało, iż zawiadamiający dopuścił się przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. Obojętne są przy tym motywy, którymi kieruje się sprawca składający zawiadomienie. Przykładowo, przedsiębiorca będący podatnikiem VAT UE nie składał – mimo ciążącego na nim obowiązku – informacji podsumowujących VAT-UE (czyn ten stanowi wykroczenie skarbowe). Wiedział o tym zwolniony przez podatnika pracownik. Przedsiębiorca obawiając się, że były pracownik złoży doniesienie do urzędu skarbowego dokonał czynnego żalu. Jest to jak najbardziej dopuszczalne. Pobudki mogą być zatem rozmaite, przykładowo można wymienić skruchę, zemstę, strach, itd.

Kolejnym warunkiem jest ujawnienie wszystkich współdziałających w większości przypadków jest jedyną realną szansą na wykrycie pozostałych sprawców i mechanizmów. Brak informacji choćby o jednym współdziałającym, o którym sprawca wie, wyklucza możliwości skorzystania z instytucji czynnego żalu. Ujawnienie współdziałających powinno być bardzo szczegółowe i konkretne. Dotyczy to tylko osób, które brały udział w popełnieniu konkretnego przestępstwa lub wykroczenia.

Aby złożenie czynnego żalu odniosło zamierzony skutek szczególnie istotne jest, aby zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego zostało złożone zanim organ ścigania będzie miał wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, jak również zanim wyraźnie zostanie rozpoczęta przez organ ścigania czynność służbowa zmierzająca do ujawnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego.

Dla ważności złożonego zawiadomienia bardzo ważną rolę odgrywa czas dokonania tej czynności. Zgodnie z przepisami kodeksu karnego skarbowego, zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli zostało złożone w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego.

Trzecim warunkiem jest ujawnienie istotnych okoliczności popełnionego czynu zabronionego – w szczególności osób współdziałających w jego popełnieniu. Instytucja czynnego żalu zapewnia bezkarność sprawcy przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, jeżeli przed organem powołanym do ścigania ujawni on całą prawdę o czynie zabronionym i o okolicznościach jego popełnienia, a gdy nie popełnił go sam, również o wszystkich znanych mu osobach, które brały udział w popełnieniu czynu zabronionego. Spełnienie obowiązku wskazania wszystkich znanych istotnych okoliczności popełnionego czynu zabronionego ocenia się na dzień dokonania zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego.

Samo złożenie zawiadomienia o czynnym żalu nie kończy sprawy, bowiem należy również uregulować w całości zaległy podatek wraz z odsetkami. Zaległość tą należy uregulować w terminie wyznaczonym przez urząd – jednak w praktyce w większości przypadków osoba składająca czynny żal płaci podatek razem ze złożonym zawiadomieniem.

Nie wszystkie osoby mogą skorzystać z czynnego żalu (nawet jeżeli spełnią wymienione powyżej warunki). Instytucja czynnego żalu nie ma bowiem zastosowania do sprawcy, który:
1. Kierował wykonaniem ujawnionego czynu zabronionego,
2. Wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, polecił jej wykonanie ujawnionego czynu zabronionego,
3. Zorganizował grupę albo związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego albo taką grupą lub związkiem kierował chyba, że zawiadomienia dokonał ze wszystkimi członkami grupy lub związku,
4. Nakłaniał inną osobę do popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, w celu skierowania przeciwko niej postępowania o ten czyn zabroniony.

Justyna Nykiel

prawnik, kancelaria Koksztys

Więcej

Przekształcenie jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – sposoby wykonania oraz wymagane dokumenty.

Coraz częściej osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą decyduje się przekształcić swoją działalność w spółkę kapitałową, w szczególności spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością [dalej: sp. z o.o.]. Chcąc przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o., przedsiębiorca ma do wyboru kilka możliwości działania, w tym dwie podstawowe:

1.założenie spółki z o.o. i następnie wniesienie przedsiębiorstwa w postaci aportu,

2. formalne przekształcenie jednoosobowej działalność w spółkę z o.o.

Ad. 1 Założenie spółki z o.o. – wniesienie przedsiębiorstwa jako aportu.

Przedsiębiorca zakłada spółkę z o.o. jeszcze przed likwidacją działalności (likwidacja działalności w zasadzie nie musi wcale nastąpić), a następnie wnosi do powstałej spółki aport w postaci całego przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa.

Założenie spółki z o.o. – jedno okienko –  wymagane dokumenty.

Formularze:

  • KRS W3 – Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców,

  • KRS WE – Wspólnicy podlegający wpisowi do rejestru – załącznik do wniosku KRS W3,

  • KRS WK – Organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki – załącznik do wniosku KRS W3,

  • KRS WM – Przedmiot działalności – załącznik do wniosku KRS W3.

ewentualnie:

  • KRS WL – prokurenci i pełnomocnicy wybranych podmiotów (przy ustanowieniu prokurenta),

  • KRS WA – Oddziały, terenowe jednostki organizacyjne (jeżeli mają istnieć oddziały),

  • KRS-WH – Sposób powstania podmiotu (przy przekształceniach),

  • KRS ZN – Sprawozdania finansowe i inne dokumenty.

Inne załączniki do wniosku o rejestrację (także te związane z procedurą jednego okienka):

  • akt notarialny obejmujący umowę spółki plus uchwała wspólników o powołaniu zarządu,

  • oświadczenie członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały wniesione,

  • lista wspólników wraz z liczbą ich udziałów i wartością nominalną tychże udziałów,

  • lista obejmująca nazwiska, imiona i adresy członków zarządu,

  • potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym,

  • wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki lub prokurenta (uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu),

  • formularz NIP-2 wraz z umową potwierdzającą prawo korzystania z lokalu będącego adresem rejestrowym,

  • formularz RG-1 – zgłoszenie do rejestru REGON,

  • zgłoszenie płatnika ZUS, względnie oświadczenie, że spółka nie będzie na chwilę obecną płatnikiem ZUS,

  • dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba.

Zanim udamy się do KRS-u w celu złożenia wszystkich wniosków, musimy zawrzeć umowę spółki. W procedurze zakładania spółki z o.o. w trybie jednego okienka umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego.

Zawiązanie spółki z o.o. musi zostać zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki, w przeciwnym razie sp. z o.o. w organizacji ulega rozwiązaniu. Spółka z o.o. w organizacji ulega rozwiązaniu także wtedy, kiedy spółkę zgłoszono do KRS, lecz sąd rejestrowy wydał postanowienie odmowne, które stało się prawomocne.

Całokształt wniesienia przedsiębiorstwa aportem można podzielić na dwie części:

  • przygotowanie firmy do aportu, w ramach którego to etapu uzyskujemy zgodny na przeniesienie zobowiązań na nowy podmiot, zakładamy spółkę itp.,

  • akt wniesienia aportu oraz zakończenie działalności dotychczasowej.

Założenie spółki z o.o. – tryb internetowy 24 h:

Ten tryb zakładania spółki z o.o., określany mianem S24, wymaga skorzystania z wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia go podpisem elektronicznym. Przy czym nie ma konieczności posługiwania się bezpiecznym podpisem elektroniczny. Rejestracja S24 wymaga założenia e-konta przez osoby dokonujące zgłoszenia. Następnie potrzebne jest wypełnienie formularza wniosku rejestrowego i pozostałych dokumentów oraz opatrzenie ich podpisem elektronicznym. Po wprowadzeniu wszystkich koniecznych danych do systemu teleinformatycznego, z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym, będziemy mieli do czynienia z umową spółki z o.o. Umowa spółki, wniosek rejestrowy i inne wymagane dokumenty są tworzone bezpośrednio w systemie teleinformatycznym i przesyłane sądowi.

W terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru wymagane jest pokrycie kapitału zakładowego oraz złożenie w sądzie wzoru podpisów.

Ad. 2. Formalne przekształcenie jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z o.o.

Przekształcenie odbywać się będzie poprzez sukcesję uniwersalną (zasadę kontynuacji). Oznacza to, że przekształcona spółka będzie posiadała prawa i obowiązki, które uprzednio posiadał przedsiębiorca przekształcany (przedsiębiorca będący osobą fizyczną), zachowując ciągłość prawną. Konsekwencją takiego zdarzenia jest to, że przekształcona spółka przejmie wszelkie zezwolenia (np. zezwolenie na sprzedaż alkoholu), umowy (np.: umowę najmu) itp., które dotychczas przysługiwały przedsiębiorcy sprzed przekształcenia jego działalności, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Przejęciu nie podlegają jednakże ulgi podatkowe. Spółka przekształcona nabędzie z mocy prawa cały majątek przedsiębiorcy przekształconego wchodzący w skład jego przedsiębiorstwa oraz stanie się stroną wszystkich umów zawartych w ramach działalności gospodarczej. Z dniem przekształcenia przedsiębiorca przekształcany staje się udziałowcem przekształconej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub odpowiednio akcjonariuszem spółki akcyjnej.

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na przekształcenie swojej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową, jest zobowiązany do:

  • sporządzenia planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;

  • złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;

  • powołania członków organów spółki przekształconej;

  • zawarcia umowy spółki albo podpisania statutu spółki przekształconej;

  • dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Przy rejestracji posługujemy się w zasadzie tymi samymi formularzami co przy zakładaniu spółki. Bezwzględnie dołączamy natomiast formularz KRS-WH i formularz KRS ZN.

Grzegorz Mażewski, prawnik, kancelaria Koksztys

Więcej

Kalendarium

Rok 2017

Rok 2016

Rok 2015

Rok 2014

Rok 2013

Rok 2012